政府信息公开申请处理的5大常见错误与规避方法——站在行政机关视角的实务指南

错误表现：“收到申请之日”是计算答复期限（20个工作日）的起点，但实践中常出现以下错误：（1）把“内部流转到经办部门的时间”当作“收到之日”；（2）邮寄申请时，以“经办人实际看到申请的时间”为准；（3）线上申请时，未记录系统确认时间。

法律依据：根据《政府信息公开条例》第三十一条，“收到申请之日”的确定规则非常明确，即当面提交，申请人提交之日为收到之日；邮寄提交，行政机关签收之日为收到之日；线上提交，系统确认申请提交成功之日为收到之日；平常信函，行政机关与申请人确认收到之日。

规避方法：规范“收到时间”的记录与流转

（1）邮寄申请：要求收发室在签收EMS时，立即在《政府信息公开申请登记本》上记录“签收日期、申请人、申请内容”，并于1个工作日内流转至经办部门；

（2）线上申请：通过官网、小程序提交的申请，系统需自动生成“申请编号+提交时间”，并向申请人发送确认短信；

（3）内部流转：建立“申请-签收-流转”的闭环记录，避免因内部延误导致“超期答复”。

错误表现：行政机关常以“信息不存在”为由驳回申请，但未提供检索记录证明“已尽合理努力”，导致被法院认定“未履行法定职责”。

法律依据与案例支撑：根据《政府信息公开条例》第三十六条第（四）项，“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在”。但“检索”需满足“合理性”——即根据申请人提供的特征，通过系统、档案等渠道进行全面检索等。

在“最高人民法院指导案例101号：罗元昌诉重庆市彭水苗族土家族自治县地方海事处政府信息公开案”中，彭水县地方海事处以“信息不存在”回复，但未提供检索记录。法院认为：“没有提供印证证据证明其尽到了查询、翻阅和搜索的义务”最终判决答复违法。

规避方法：“三步检索法”留存证据

（1）系统检索：通过政府信息公开智能系统，输入申请人提供的特征（如文号、项目名称），截图保存检索结果（需显示“检索时间、关键词、无结果提示”）；

（2）档案检索：若系统无结果，需查阅本机关档案库（如纸质档案、电子档案），记录“检索人、检索时间、档案目录”；

（3）跨部门核实：若信息可能由其他部门制作（如规划信息由自然资源局制作），需向相关部门发函核实，并留存回函。

实务建议：答复“信息不存在”时，需附上检索记录，如“本机关通过智能系统（截图1）、档案库（截图2）检索，未找到您申请的信息；经向XX部门核实（回函1），该部门也未保存相关信息。”

错误表现：行政机关常以“涉及第三方商业秘密，经征求意见第三方不同意公开”为由作出不予公开答复，但未尽到合理甄别和审查义务，导致被法院认定答复违法。

法律依据：《政府信息公开条例》第十五条：“涉及商业秘密、个人隐私等公开会对第三方合法权益造成损害的政府信息，行政机关不得公开。但是，第三方同意公开或者行政机关认为不公开会对公共利益造成重大影响的，予以公开。”

规避方法：严格审查+留存证据“三要件”：

（1）秘密性：确认信息未被公众知悉（如未在公开渠道发布、未被媒体报道）；

（2）价值性：确认信息能为权利人带来经济利益（如涉及技术方案、客户名单等）；

（3）保密性：确认权利人采取了保密措施（如签订保密协议、设置访问权限、标注“秘密”字样）。

留存证据：

（1）收集权利人的保密声明、保密协议、信息未公开的证明（如检索报告）；

（2）制作《商业秘密审查记录表》，记录审查过程（如审查人员、审查依据、结论）；

（3）若信息涉及第三方商业秘密，需书面征求第三方意见（留存征求意见函及回复）。

错误表现：收到申请后，超过20个工作日没答复；需要延长答复期限（如征求第三方意见），但未告知申请人“为什么延长、延长多久”。

法规依据：《政府信息公开条例》第三十三条规定：一般答复期限为20个工作日；延长需经“信息公开工作机构负责人”同意，且最长不得超过20个工作日，同时要告知申请人。

规避方法：

（1）延长要“先告知”——若需延长，在20个工作日内发《延长答复期限告知书》，如说明“因需征求XX部门意见，延长10个工作日”。

（2）杜绝“口头承诺”——所有期限变更都要书面，避免申请人说“没告诉我”。

政府信息公开事项的处理与应对，直接关乎法治政府建设成效。行政机关需从“被动应对”转向“主动规范”，唯有此，方能在保障公民知情权的同时，有效规避诉讼风险，实现“阳光政府”与“法治政府”的双重目标。